能否简化过长的公式,使其便于书写,同时又便于识别?

例如,在图7.93~图7.95所示的案例中,需要在F列根据内销单价和出口单价计算产值,其公式如下:

Excel 能否将公式名称化?-Excel22

I1和I2需要根据生产表的产量按出口和内销分别统计产值,两公式如下:

Excel 能否将公式名称化?-Excel22

第二个和第三个公式本身比较简短,也比较好理解,因此不需要简化,第一个公式则需要简化。

Excel 能否将公式名称化?-Excel22

图7.93 内销单价表

Excel 能否将公式名称化?-Excel22

图7.94 外销单价表

Excel 能否将公式名称化?-Excel22

图7.95 生产表

解题步骤

将公式转换成名称,或者将公式中的部分表达式转换成名称有利于简化公式及理解公式,本例中计算产值的公式较长,可通过以下步骤转换成名称。

1.选择F2单元格,然后按下组合键<Ctrl+F3>,弹出“名称”对话框。

2.单击“新建”按钮,弹出“新建名称”对话框,然后将名称设置为“良品数”,将引用位置设置为公式“=C2-D2”,设置界面如图7.96所示。

3.单击“确定”按钮关闭对话框,然后再次新建一个名称“单价”的对话框,并将引用位置设置为以下公式,设置界面如图7.97所示。

Excel 能否将公式名称化?-Excel22
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图7.96 定义名称“良品数”

Excel 能否将公式名称化?-Excel22

图7.97 定义名称“单价”

4.单击“确定”按钮关闭对话框。返回工作表界面后在F2中输入以下公式:

=良品数*单价

5.双击F2单元格,将公式向下填充到F18,计算结果如图7.98所示。

Excel 能否将公式名称化?-Excel22

图7.98 使用名称简化公式

知识扩展

1.通过名称简化后的公式计算结果和未使用名称的公式计算结果一致,但单元格中的公式更简短,而且便于阅读理解。通常情况下制表者对函数的认识深入一些,查看报表者却可能完全不懂函数,公式名称化之后则比较容易理解公式的计算过程。

2.定义名称时,如果名称中存在引用,则要区分相对引用还是绝对引用。

在名称中使用相对引用时,定义名称前选择哪一个单元格就显得格外重要了。本例中选择F2后再定义名称,且名称中的引用都是相对引用,因此该名称只适合在F2单元格中调用。如果选中F2以外的任意单元格后定义名称,F2中的公式都会得到错误结果。

简单而言,要在哪个单元格输入公式,就要先选中哪个单元格,然后再定义名称。如果名称中的引用是绝对引用则例外。

3.在公式中调用名称时,千万不能在名称前后使用双引号。