想要提高工作效率和生产率有一点很重要,那就是建立零失误的结构。如果出现错误,就需要花费不必要的时间与精力去恢复数据,这样就会使工作的生产率下降。所以说,努力降低失误的发生概率,与提高生产率有直接联系。

Excel 中有一个重要功能——数据有效性。使用这个功能,有2个好处:

  • 更高效地输入数据
  • 避免输入错误

例如,需要从几个选项中多次输入相同数据时,在需要输入的单元格范围内将有效性条件设定为允许“序列”输入,这样就能从下拉菜单中选择想输入的数据。

使用“序列”输入有一个好处,就是能够确保每次都用相同字符串输入相同的数据。例如,要输入相同公司名称的时候,有的地方是“××股份有限公司”,有的是“××(股份公司)”,这些数据虽然都代表同一家公司,但也会出现不同的字符串(这种情况叫作“标示不统一”)。在这种情况下,在统计和处理数据时,Excel 无法将这两种公司名称数据自动识别为同一家,因此会出现各种各样的错误。

另外,限制单元格中的数值,也能防止输入错误。