知识量不足导致的致命弱点

“我经常会使用别人制作好的 Excel 文件,可是我不知道表格里的内容的意义,只好糊里糊涂地做下去了……”

我在帮助学员提高 Excel 的操作效率时,经常遇到这样的案例。即便表格中的内容是错误的,有些人也不会发现。而且不小心删除了数据,也不知道该如何恢复,也不会告诉其他人。而这么做的后果就是会导致无法分析重要的数据……诸如此类的“惨剧”时常发生。

“处理 Excel 中的数据要花很长时间,只是做这件事,大半天就已经过去了……”

这是每天都要加班到很晚的某个公司员工的例子。当我询问他经常加班的原因时,他是这样回答的:用 Excel 制作的客户名单中有几万个电话号码,要把原本用全角输入的数字一个一个改成半角,然后手动删除电话号码中的连字符。这样一来,每天都要加班4小时并且连续加3天左右。但是在我看来,只要稍花功夫,用不上1分钟就能完成这个工作。

像这样,由于不了解 Excel 的基础操作而浪费大量的时间,引发很多错误,降低工作效率的例子,真是不胜枚举。如果事先掌握简便的方法,1分钟就能完成原本要花几个小时的工作。如果这样的情况也发生在你的身上,你也会如此放任不管吗?

虽然提高销售和沟通技巧也很重要,但是大多数情况下,我们需要通过 Excel 将“获得的实际成果”表示出来。虽然阅读“学会用数字说话”这类书也很有必要,但是不应为了计算数据而花费太长时间,也不应该在制作商务文本这件事上浪费过多的精力。迅速计算数字、制作商务文本,然后在最大程度上留出时间,对得出的数据进行思考、讨论进而付诸行动,这些才是作为职场人士最应该做的事。

因此,对于现代的知识型劳动者来说,通过熟练使用 Excel 并不只是单纯的制作表格,而是为了保证“工作”时间。使用 Excel 的功能就能自动完成的简单工作就交给 Excel,我们必须将精力集中在只有人类才能做到的工作上。无聊且耗时较长的简单操作只会让你注意力涣散,频发小错误,降低工作的积极性。

不要持续浪费时间

▲ 每天两个小时统计销售数据

(2小时×20日=每月40小时)

▲ 每个月末花1周时间统计交通费

(8小时×5日=每月40小时)

▲ 每周花5个小时制作提交给客户的数据

(5小时×每月4次=每月20小时)

如果利用 Excel 自动计算,每月花费在这些工作上的时间将缩短为3分钟。我曾指导过上述第3个工作的客户,有一天,他给我发来了这样的邮件:

“原本我要花5个小时才能完成的工作……竟然2分钟就搞定了。2分钟啊。(笑)之前我每周都要花费的5个小时,到底都是在干什么……”

每个月都要花40个小时的工作,瞬间就能缩短至5分钟,由此产生了39个小时55分钟的可利用时间。如果能把这个时间用在那些更具生产性的工作上,就会增加工作的价值,这样对公司来说也是一种贡献。如此一来,公司的收益提升,你也会得到更多的好评。

反过来讲,如果没有注意到这种提高效率的方法,你每个月仍然会持续地浪费时间,同时还会产生相应的人员费用。这么一来,每月都会不断支付多余的人员费用,企业也绝对不会欣赏这样的人。