Excel 2016工作界面特征图解

启动Excel 2016后将会看到它的工作界面。相比以前版本而言，Excel 2016的工作界面做了相当大的改进，使操作变得更加方便、快捷。对于第一次接触Excel 2016的用户来说学习会更加简单，本节将介绍Excel 2016的工作界面以及各部分的使用方法。

工作界面概述

Excel 2016的工作界面主要包括标题栏、“文件”按钮、快速访问工具栏、功能区、数据区、编辑栏以及工作表标签等，如图1-2所示。

图1-2　工作界面

功能区

功能区能帮助用户快速找到完成某一任务所需的命令，这些命令组成一个组，集中放在各个选项卡内。每个选项卡只与一种类型的操作相关，Excel 2016的功能区主要包括“开始”、“插入”、“页面布局”、“公式”等选项卡。

1.“开始”选项卡

启动Excel 2016后，在功能区默认打开的就是“开始”选项卡。“开始”选项卡中集合了“剪贴板”组、“字体”组、“对齐方式”组、“数字”组、“样式”组、“单元格”组和“编辑”组，如图1-3所示。在选项卡中有些组的右下角有一个按钮，比如“字体”组，该按钮表示这个组还包含其他操作窗口或对话框，可以进行更多的设置和选择。

图1-3　“开始”选项卡

2.“公式”选项卡

该选项卡主要集中了与公式有关的按钮和工具，包括“函数库”组、“定义的名称”组、“计算”组等。“函数库”组包含了Excel 2016提供的各种函数类型，单击某个按钮即可直接打开相应的函数列表；并且，将鼠标移到函数名称上时会显示该函数的说明，如图1-4所示。

3.“插入”选项卡

该选项卡包括“表格”组、“插图”组、“图表”组、“迷你图”组、“文本”组、“符号”组等。该选项卡主要用于在表格中插入各种绘图元素，如图片、形状和图形、特殊效果文本、图表等，如图1-5所示。

4.其他选项卡

在功能区中还包括了其他一些选项卡，如“页面布局”、“数据”、“审阅”、“视图”等，这些选项卡中也包含了与功能相对应的组。

图1-4　“公式”选项卡

图1-5　“插入”选项卡

·“页面布局”选项卡：该选项卡包含的组有“主题”组、“页面设置”组、“工作表选项”组等，其主要功能是设置工作簿的布局，比如页眉页脚的设置、表格的总体样式设置、打印时纸张的设置等，如图1-6所示。

图1-6　“页面布局”选项卡

·“数据”选项卡：该选项卡中包括“连接”组、“排序和筛选”组、“数据工具”组及“分级显示”组等，如图1-7所示。

图1-7　“数据”选项卡

·“审阅”选项卡：该选项卡中包括“校对”组、“语言”组、“批注”组及“更改”组，如图1-8所示。

·“视图”选项卡：该选项卡中包括“工作簿视图”组、“显示”组、“显示比例”组、“窗口”组及“宏”组，如图1-9所示。

图1-8　“审阅”选项卡

图1-9　“视图”选项卡

还有一些特殊的选项卡隐藏在Excel中，只有在特定的情况下才会显示。例如“开发工具”选项卡。如果要显示“开发工具”选项卡，可以按照以下步骤进行操作。

步骤1：单击“文件”按钮，然后在下拉列表中单击“选项”命令，打开“Excel选项”对话框。

步骤2：单击左侧窗格的“自定义功能区”项，然后选中“自定义功能区”下方列表中的“开发工具”复选框，如图1-10所示。

图1-10　选中“开发工具”复选框

步骤3：单击“确定”按钮，此时在功能区会显示“开发工具”选项卡，如图1-11所示。

图1-11　“开发工具”选项卡

“文件”按钮

“文件”按钮代替了以前版本的“文件”菜单或Office按钮，它位于Excel 2016程序的左上角。与单击Microsoft Office早期版本中的“文件”菜单或Office按钮后显示的命令一样，切换到“文件”选项卡，也会显示许多基本命令，如“打开”、“保存”和“另存为”等，如图1-12所示。

图1-12　“文件”选项卡

·信息：用于显示有关工作簿的信息，如工作簿的大小、标题、类别、创建时间和作者等；并且可以设置工作簿的操作权限。

·新建：用于创建一个新的Excel工作簿。当用户编辑完一个工作簿想在新的工作簿中重新录入数据时，可以使用“新建”命令创建一个新的工作簿。

·打开：用于打开用户已经存档的工作簿，要对以前的工作簿进行更改或查看时可以使用“打开”命令。

·保存：用于将用户创建的工作簿保存到硬盘驱动器上的文件夹、网络位置、磁盘、CD、桌面或其他存储位置。

·另存为：用于将文件按用户指定的文件名、格式和位置进行保存。如果用户要保存的文件之前从未进行过保存，则用户单击“保存”命令时将弹出“另存为”对话框。

·打印：用于设置文档的打印范围、份数、页边距以及使用的纸张大小。

·共享：可以将编辑好的工作簿通过E-mail、“Internet传真”进行发送，并且可以创建PDF/XPS文档。

·导出：与“另存为”命令有点相似。Excel 2016的导出功能中有两个选项，分别是创建PDF/XPS文档和更改文件类型，这里可以将表格内容导出为.pdf、.txt、.csv等格式。

·关闭：用于关闭当前打开的Excel文档。如果要关闭当前的工作簿，单击“文件”选项卡中的“关闭”命令即可。

·账户：与Office 2016最新的云存储有直接的关系，可以注册一个Windows可以识别的账户名称，登录后可以将文档存储到云端，这样可以随时随地编辑自己的文档。

·选项：用于打开“Excel选项”对话框，用户可以根据使用习惯设置Excel 2016程序的工作方式。

1.3.4　快速访问工具栏

使用Excel 2016时，可以将常用的命令显示在快速访问工具栏中，以方便用户的操作。快速访问工具栏的使用方法如下所述。

在Excel 2016标题栏的左侧即是快速访问工具栏，默认的命令为“保存”、“撤销键入”和“重复键入”。单击快速访问工具栏右侧的小箭头 Excel 2016工作界面特征图解-Excel22 ，即可打开“自定义快速访问工具栏”菜单，如图1-13所示。选中菜单中命令左侧的复选标记，即可将其加入快速访问工具栏。例如，要将“快速打印”命令加入快速访问工具栏，可单击快速访问工具栏右侧的小箭头，然后单击弹出菜单中的“快速打印”命令，即可将其添加到快速访问工具栏中。

图1-13　自定义快速访问工具栏

使用快捷键

使用快捷键可以提高用户的工作效率，使用户通过简单的操作即可完成对工作表的编辑。例如，“Ctrl+Z”对应“撤销”命令，“Ctrl+N”对应“新建”命令，“Ctrl+S”对应“保存”命令等。要了解Excel的常用快捷键，读者可参阅有关书籍，在此不做详细介绍。

右键快捷菜单

在Excel 2016中继续沿用了快捷菜单功能，右击要操作的对象便可打开快捷菜单，菜单内容会根据所选内容和鼠标指针的位置有所变化，如图1-14所示。

图1-14　快捷菜单

工作簿和工作表

启动Excel 2016后，软件默认新建一个工作簿，工作簿由多个工作表组成。在Excel中，工作表用于存储和处理数据的主要内容，每个工作表都是一个由很多行和列组成的二维表格。工作表是Excel 2016工作界面中最大的区域，用于编辑和制作表格。启动Excel 2016后会自动建立一个名为“工作簿1”的工作簿，其中包括1个工作表，叫作Sheet1，用户可以单击工作表右方的按钮 Excel 2016工作界面特征图解-Excel22 插入新的工作表。